İş kazası sonrası açılan davalarda dosyaya giren belgelerin sırası neredeyse hep aynı. Önce risk değerlendirmesi raporu, sonra eğitim katılım tutanakları, ardından onaylı defter. Bilirkişi raporlarında da en çok bu üçlü konuşuluyor.
Belgenin kimin elinde olduğu da önemli: kaydı tutan iş güvenliği uzmanı kendi nüshasını sakladığında, işletmeden ayrılsa bile tespitlerini kanıtlayabiliyor.
Onaylı defter bunların içinde en az bilinen ama en belirleyici olanı. Çünkü diğer iki belge dönemsel; defter ise sürecin gün gün nasıl işlediğini gösteriyor. Sahada tutulan bir kayıt, aylar sonra mahkemede tek delil haline gelebiliyor.
Onaylı Defter Nedir?
Mevzuattaki karşılığı net: işyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanınca yapılan tespit ve tavsiyeler ile gerekli görülen diğer hususların yazıldığı, seri numaralı ve sayfaları bir asıl iki kopya şeklinde düzenlenmiş, her işyeri için tek olan defter.
Tanımın içindeki üç ifade kritik. "Seri numaralı" olması sayfa çıkarılmasını engelliyor. "Bir asıl iki kopya" yapısı nüshaların taraflarda kalmasını sağlıyor. "Her işyeri için tek" ifadesi ise her şube için ayrı defter tutulması gerektiği anlamına geliyor. Defteri işveren temin ediyor, kayıtları ise görevlendirilmiş iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi tutuyor. İşveren de yazılanları imzalayarak bilgisi dahilinde olduğunu belgeliyor. Bu imza, sonraki süreçte en çok tartışılan noktalardan biri.
Neden "Onaylı"?
Defterin kullanılmadan önce onaylatılması gerekiyor. Onay işlemi işyerinin bağlı bulunduğu Çalışma ve İş Kurumu il müdürlüklerince, Genel Müdürlükçe ya da noterce yapılabiliyor.
Onayın amacı belge bütünlüğünü güvence altına almak. Onaysız bir defter, sonradan hazırlanmış bir dosya izlenimi veriyor ve delil değeri düşüyor. Kaza sonrası aceleyle doldurulan defterler bilirkişi incelemesinde kolayca ayırt edilebiliyor.
Uygulamadaki en sık hata, defterin onaylanıp bir çekmecede beklemesi. Onay tek başına yeterli değil; kaydın düzenli tutulması gerekiyor. Yılda iki satır yazılmış bir defter, hiç tutulmamış defterden çok da farklı değerlendirilmiyor.
Ne Zaman ve Nasıl Yazılır?
Kayıt, saha ziyaretlerinde yapılan tespitlere göre tutuluyor. Her ziyarette mutlaka bir eksiklik bulunması gerekmiyor; eksiklik yoksa bu da yazılabiliyor. Asıl mesele düzenlilik.
İyi bir kaydın dört bileşeni var: tespitin yapıldığı tarih, somut yer ve ekipman bilgisi, tespit edilen eksiklik ve giderilmesi için verilen süre. Bu dördü yazıldığında kayıt hem takip edilebilir hem savunulabilir oluyor.
Muğlak ifadeler en büyük zafiyet. "Genel düzene dikkat edilmesi" gibi bir cümle, kaza anında hiçbir işe yaramıyor. Yıllarca farklı sahada çalışmış deneyimli bir iş güvenliği uzmanı, tespiti bir başkasının okuyup aynı şeyi anlayacağı netlikte yazıyor.
- Tarih: Tespitin yapıldığı gün, sonradan doldurma şüphesini ortadan kaldırır.
- Yer ve ekipman: Hangi bölüm, hangi makine ya da hangi kat.
- Eksiklik: Somut ve ölçülebilir ifade; "korkuluk yok" gibi.
- Termin: Giderilmesi için verilen süre, takibin dayanağı.
Bu dört bileşen yazıldığında kayıt, aylar sonra okuyan bir bilirkişi için de anlaşılır oluyor. Kaydın hedefi zaten bu. O günü görmemiş birine durumu eksiksiz anlatmak. Bu alışkanlığı kuran bir iş güvenliği uzmanı, aylar sonra kendi yazdığını okuduğunda da ne demek istediğini hatırlıyor.
Mahkemede Nasıl Değerlendiriliyor?
Tazminat davalarında kusur dağılımı yapılırken temel soru şu: işveren gerekli tedbirleri aldı mı, almadıysa bundan haberdar mıydı? Defter, ikinci sorunun cevabını doğrudan veriyor.
Deftere yazılmış ve imzalanmış bir tespit, işverenin bilgisi olduğunu gösteriyor. Tedbir alınmamışsa kusur oranı yükseliyor. Tersine, tespit yazılmış ve işveren tarafından giderilmişse bu da işveren lehine bir bulgu oluşturuyor.
Giderilen eksikliğin de kayda geçmesi gerekiyor. "Tespit edilen eksiklik giderilmiştir" satırı, dosyayı tamamlayan halka. Fotoğrafla desteklenmesi ise uygulamada giderek yaygınlaşan bir yöntem. Öncesi ve sonrası görüntüsü bulunan bir kayıt, bilirkişi incelemesinde tek başına ikna edici oluyor.
Kaydın hiç olmaması ise en kötü senaryo. Bu durumda hem işveren hem hizmeti yürüten taraf savunmasız kalıyor. Düzenli kayıt tutmak, işletmede görevlendirilen iş güvenliği uzmanı açısından da kendi sorumluluğunu sınırlandıran bir uygulama.
En Sık Yapılan Hatalar
Birincisi geriye dönük doldurma. Aynı kalemle, aynı el yazısıyla ve aynı günde doldurulmuş aylara ait kayıtlar inceleme sırasında hemen fark ediliyor.
İkincisi işveren imzasının alınmaması. İmzasız kayıt, bildirimin yapıldığını kanıtlamıyor. İşveren imzadan kaçınıyorsa bu durumun da yazılması gerekiyor.
Üçüncüsü takip eksikliği. Giderilmeyen bir eksiklik için ikinci kayıt düşülmediğinde, sorunun çözüldüğü varsayımı doğuyor. Dördüncüsü ise defterin şubeler arasında ortak kullanılması; her işyeri için ayrı defter tutulması gerekiyor.
Beşinci hata, defterin yalnızca uzman tarafından kullanılması. Defter hem hekim hem uzman için ortak bir kayıt alanı. Sağlık gözetimine ilişkin tespitlerin de aynı yerde toplanması, dosyanın bütünlüğünü sağlıyor. İki profesyonelin ayrı ayrı yazdığı kayıtlar birbirinden habersiz kaldığında, aynı riske iki farklı yaklaşım çıkabiliyor.
Defter Tek Başına Yeterli mi?
Değil. Defter bir kayıt aracı; asıl sistem risk değerlendirmesi, eğitim planı, acil durum planı ve periyodik kontrollerden oluşuyor. Defter bu sistemin gün gün nasıl işlediğini gösteren günlük gibi çalışıyor.
Belgeler birbirine referans vermediğinde de sorun çıkıyor. Risk değerlendirmesinde yer almayan bir tehlike deftere yazılıyorsa, ya değerlendirme güncellenmeli ya tespit gözden geçirilmeli.
Bu tutarlılığı kuran kişi işletmedeki iş güvenliği uzmanı. Dosyanın parçaları birbirini doğruladığında denetimde de davada da savunulabilir bir bütün ortaya çıkıyor.
Dijital tarafta da bir dönüşüm sürüyor. Bakanlıkça sağlanan elektronik uygulamalar kullanıldığında ayrıca defter onayı aranmıyor. Kayıt anında zaman damgası oluşması, geriye dönük doldurma tartışmasını da büyük ölçüde bitiriyor.
Elektronik kayda geçen işletmelerde alışkanlık değişimi biraz zaman alıyor. Sahada telefonla kayıt girmeye alışan bir iş güvenliği uzmanı ise tespiti aynı gün yazabildiği için takip çok daha düzenli ilerliyor.
Sıkça Sorulan Sorular
Onaylı defteri kim temin eder?
İşveren temin ediyor. Kayıtları hekim ve uzman tutuyor, işveren de imzalıyor.
Nerede onaylatılır?
İşyerinin bağlı bulunduğu Çalışma ve İş Kurumu il müdürlüğünde, Genel Müdürlükte ya da noterde onaylatılabiliyor.
Elektronik ortamda tutulabilir mi?
Bakanlıkça sağlanan elektronik uygulamalar kullanılabiliyor; bu durumda ayrıca defter onayı aranmıyor. İşletmenin kendi geliştirdiği bir yazılım ise bu kapsama girmiyor.
Kaç yıl saklanır?
Kayıtların, teftişlerde ve olası uyuşmazlıklarda kullanılabilmesi için işyerinde muhafaza edilmesi gerekiyor. Uygulamada zamanaşımı süreleri dikkate alınarak uzun süreli saklama tercih ediliyor.
https://umutelbir.com/is-guvenligi-uzmani-kimdir/ hakkında bilgi almak için hemen sitemizi ziyaret et.